1-usare un sistema operativo privo di virus come Linux, Mac OS X, FreeBSD.....
oppure avere un antivirus aggiornato che funzioni bene.
2-usare le applicazioni on line per produrre e ricoverare sullo stesso servizio i documenti creati, come ad esempio si può fare con i servizi messi a disposizione da Google e da Microsoft, entrambi i servizi salvano i documenti da ufficio in formato Microsoft per cui non ci sono incompatibilità di lettura con qualsiasi lettore che possiamo avere sul nostro PC o su quello di altri.
Se poi usiamo Windows 8 o successivi o i PC di Google che hanno un sistema operativo nato per interfacciarsi con i servizi on line della stessa Google, oppure un telefonino con i servizi corrispondenti, allora possiamo avere la copia di ogni documento creato sul web, nel PC o nel telefono. In questo modo è possibile consultare ogni documento e modificarlo senza avere bisogno di una rete internet, perchè ogni documento modificato in assenza di rete verrà poi sincronizzato con la sua copia che si trova sul server, al prossimo collegamento.
Il vantaggio principale di questa soluzione è l uso di applicazioni ufficiali e gratuite che non hanno bisogno di nessun aggiornamento, si può accedere e modificare i documenti in ogni parte del mondo sul web, dal PC, dal telefonino....
Gli svantaggi sono pochissimi per la maggioranza degli utenti, ma possono essere importanti come ad esempio l incompatibilità dei formati liberi da ufficio o una parziale compatibilità di questi.
L impossibilità di caricare dei file di grandi dimensioni sul server e di sincronizzarli per la bassa velocità della linea internet, questo può succedere con un video di una certa lunghezza.
La possibilità che i nostri file possano venire letti da esperti di antiterrorismo o di altri reati da parte dei servizi segreti americani, alla ricerca di informazioni "sensibili".
La difficoltà di memorizzare e di scrivere una password per l accesso a questi servizi, di almeno 20 caratteri alfanumerici, per ottenere un buon livello di sicurezza se non si usa un password manager come KeePass, LastPass o quello che si trova di serie in Firefox.
3-usare applicazioni sul PC come Office o LibreOffice, Acrobat.....per creare i documenti e poi usare un servizio on line dotato di un applicazione installata su PC come Wuala, SpiderOak.... per avere una copia automatica on line al riparo da ogni danneggiamento e la criptazione per ottenere il massimo della riservatezza (con alcuni servizi è possibile scambiare i file in modo riservato con gli altri utenti).
Per usare questi servizi, bisogna scaricare l applicazione corrispondente per sincronizzare le cartelle o i singoli documenti che si vogliono copiare sul server, con SpiderOak ad esempio è possibile sincronizzare una cartella particolare dedicata a SpiderOak in tutti i PC e i telefonini che si possiedono e qualsiasi altra cartella/documento, in questo modo se il mezzo che stiamo usando va perso, rubato, danneggiato.....rimarrà la copia di ogni documento scelto per il suo salvataggio sul server di SpiderOak.
Si tratta in pratica di un backup automatico immediato dal PC al servizio on line, i documenti vengono creati in principio sul PC e subito vengono ricopiati/sincronizzati sul server.
Il vantaggio principale di questa soluzione rispetto a quella precedente è che la sicurezza è massima, perchè nessuno andrà a sbirciare tra le nostre cose.
Gli svantaggi sono simili alla precente soluzione, con in più il dovere installare e aggiornare le applicazioni in ogni nostro dispositivo che abbiamo e se usiamo Office o simili, bisogna pagare la licenza di uso.
Consiglio a tutti la soluzione 1, è meglio lasciare fuori dalla porta i virus e le schifezze varie di Windows e dormire sonni tranquilli.
Faccio presente che è anche possibile virtualizzare Linux all interno di Windows a costo zero, per chi non lo sapesse ;)
La soluzione 2 la consiglio a chi non vuole troppi pensieri e non ha nessun documento compromettente di cui vergognarsi (tenendo conto che molto difficilmente un agente segreto va a ficcanasare i documenti di un utente qualsiasi).
La soluzione 3 la trovo ottima invece per chi come me non usa Office e/o usa raramente documenti da ufficio o per i paranoici della sicurezza assoluta.
Io uso SpiderOak, non ho Office, ho LibreOffice con Linux Mint 17 in partizione a fianco di Windows 8.1 e un telefonino con Android in versione MIUI, non ho bisogno di avere un applicazione per creare pdf e i video li copio su un disco esterno.
Sotto vedete la finestra di SpiderOak che appare all avvio sul mio PC. Questo mi basta in questo momento per non preoccuparmi dei miei documenti sul mio Linux, sul mio Windows e in futuro anche sul mio Android.
Con SpiderOak non faccio nessun backup (ad eccezione dei video), non devo pagare nulla per il servizio se non supero i 6 GB di spazio e posso accedere ai documenti anche dal sito (cosa impossibile con Wuala per una sicurezza ancora maggiore).
Per chi volesse 1 GB di spazio in omaggio con SpiderOak, può registrarsi in questa pagina.
(clicca per ingrandire)
notare il collegamento alla cartella condivisa "SpiderOak Hive"